Integration of Thermo Scientific SampleManager LIMS™ and CSols Remote Sampler at Northern reland Wate[...]

Northern Ireland Water LIMS offre notevoli risparmi in termini di tempo e costi

Northern Ireland Water LIMS offre notevoli risparmi in termini di tempo e costi

Northern Ireland Water (ex Water Service) è l’unico fornitore di servizi idrici e fognari in Irlanda del Nord. È una società di proprietà del governo (GoCo) costituita per fornire i servizi idrici e fognari nell’Irlanda del Nord. Ci sono circa 795.000 proprietà domestiche, agricole, commerciali e commerciali nell’Irlanda del Nord collegate alla rete idrica pubblica e 660.000 collegate alla rete fognaria pubblica. L’acqua dell’Irlanda del Nord (NI Water) fornisce 625 milioni di litri di acqua pulita ogni giorno a quasi 1,7 milioni di persone e tratta 134 milioni di m3 di acque reflue ogni anno.

NI Water ha installato un sistema di gestione delle informazioni di laboratorio (LIMS) come parte della sua continua attenzione al miglioramento dell’efficienza del proprio processo di gestione dei campioni e dell’integrità dei campioni raccolti dal campo. L’agenzia ha selezionato il software LIMS Thermo Scientific ™ SampleManager ™ per migliorare l’efficienza del flusso di lavoro, la produttività e l’integrità del campione e ha anche recentemente implementato CSols Remote Sampler: dispositivi portatili per l’acqua e altri settori in cui il campionamento sul campo è la norma. Remote Sampler consente di prelevare e registrare in situ campioni sul campo e di caricarli direttamente in LIMS, risparmiando così tempo e riducendo gli errori di trascrizione, oltre a fornire una registrazione sicura delle posizioni dei campionatori. NI Water ha investito in questo approccio integrato, collegando il proprio LIMS a livello aziendale con un dispositivo di test sul campo remoto, per sviluppare ulteriormente i progressi tecnologici della propria agenzia e consolidare la propria posizione pubblica come fornitore affidabile di approvvigionamento idrico pubblico.

Profilo
NI Water has offices across Northern Ireland, with a Head Office based in Belfast. It takes 1400 people to deliver the water and wastewater services that NI Water provides. In order to deliver this service, NI Water requires a huge system of pipes, pumping stations, water and wastewater treatment works and reservoirs. There are 26,500 kilometers of water mains and 14,500 kilometers of sewers in Northern Ireland (combined, enough to stretch from Belfast to New York and back four times).

Al fine di garantire la qualità della sua acqua potabile, NI Water esegue numerosi test per garantire la pulizia della sua acqua. I campioni vengono analizzati in due siti, uno a Belfast e uno a Londonderry. Il sito di Belfast conduce analisi batteriologiche dell’acqua pulita e tutta la chimica dell’acqua pulita. Londonderry è responsabile di alcune analisi batteriologiche, criptosporidiche, delle acque reflue e degli effluenti commerciali delle acque pulite. NI Water ha standardizzato il software SampleManager LIMS per migliorare l’efficienza e la gestione dei campioni in tutti i suoi siti e garantire che aderisca e possa documentare la sua aderenza alle rigide normative che regolano il settore idrico.

Normativa sulla qualità dell’acqua
NI Water fornisce acqua per uso domestico o per la produzione alimentare, che deve essere conforme agli standard dei regolamenti sulla qualità dell’acqua dell’Irlanda del Nord, inclusi gli standard dell’Unione europea e gli standard nazionali più severi del Regno Unito. Per assicurarsi che l’acqua fornita sia pulita e sicura, NI Water prende migliaia di campioni per i test. Questi campioni vengono prelevati da serbatoi di servizio, impianti di trattamento delle acque e direttamente dai rubinetti nelle case dei clienti. Ogni anno, i laboratori all’avanguardia di NI Water eseguono oltre 150.000 test sofisticati per garantire il rispetto degli standard di qualità.

Anche l’ispettorato dell’acqua potabile (DWI) all’interno del servizio per l’ambiente e il patrimonio verifica in modo indipendente questi test e pubblica un rapporto ogni anno sui risultati. DWI garantisce che le società idriche soddisfino più di 50 standard legali per la qualità dell’acqua potabile. Gli standard sono severi e generalmente includono ampi margini di sicurezza. Coprono: batteri; sostanze chimiche come nitrati e pesticidi; metalli come il piombo; così come criteri di base come l’aspetto e il gusto dell’acqua.

Sfida aziendale


Nel tentativo di garantire che NI Water (all’epoca nota come Water Service – un’agenzia all’interno del Dipartimento per lo sviluppo regionale) continuasse a essere il fornitore pubblicamente affidabile e affidabile del servizio pubblico più essenziale dell’Irlanda del Nord, l’agenzia ha delineato un requisito investire in un nuovo sistema LIMS. Gareth Maxwell, LIMS e Compliance Reporting Manager presso NI Water, spiega che le principali strutture di laboratorio dell’azienda utilizzavano un LIMS personalizzato interno, sviluppato con quello che all’epoca era considerato un modo unico di etichettare i campioni, utilizzando prefissi secondo il anno in cui è stato prelevato il campione. Questo processo di identificazione e gestione dei campioni è continuato fino a quando il servizio idrico non ha raggiunto una massa critica normativa e quindi è stata necessaria una nuova soluzione più robusta ed efficiente.

I requisiti normativi sono stati un fattore determinante nella decisione di cercare una nuova soluzione per la gestione dei campioni e la specifica era di fornire un sistema LIMS per soddisfare i requisiti delle normative sulla qualità dell’acqua potabile dell’Irlanda del Nord. Essere un’agenzia governativa all’epoca aggiungeva ulteriori pressioni per investire in un nuovo sistema con un alto livello di raffinatezza professionale e reputazione. Water Service ha specificato che per avere credibilità ha richiesto capacità di integrazione a livello di sistema e processi robusti: il nuovo LIMS sarebbe stato specificato per supportare questi obiettivi.

Selezione del fornitore
È stata presa la decisione aziendale di acquistare un nuovo LIMS e il team ha pubblicato un avviso nella GUUE e ha creato un comitato del gruppo di utenti per valutare le offerte. Il team ha selezionato il software SampleManager LIMS con il modulo di gestione dell’acqua da una rosa di tre fornitori.

Gareth Maxwell spiega che gli utenti hanno scelto il software SampleManager LIMS per diversi motivi, ma un componente critico dell’analisi LIMS era la sua capacità di scalare quando necessario. Il LIMS può essere implementato in una o più istanze ed è scalabile per un’ampia base di utenti. È una soluzione flessibile che può essere adattata a diverse specifiche di progetto e flussi di lavoro e per il servizio idrico, con più laboratori in posizioni geograficamente remote, nonché molti più campionatori d’acqua a contratto.

Il LIMS si integra facilmente con altre applicazioni e strumenti dentro e fuori il laboratorio, fornendo un’interfaccia utente standard e aiutando NI Water a introdurre più facilmente la standardizzazione dei processi nei suoi molteplici laboratori.

Implementazione
Il software SampleManager LIMS è stato selezionato per la sua facilità d’uso e perché può essere facilmente configurato e gestito in base ai requisiti specifici del flusso di lavoro. Dalla sua implementazione, il sistema è stato aggiornato quattro volte per tenere il passo con i requisiti normativi e gli aggiornamenti o miglioramenti della versione del software, dimostrando che il LIMS ha la flessibilità di adattarsi e aggiornare facilmente, se necessario, a qualsiasi importante miglioramento del sistema operativo Microsoft.

Il LIMS era richiesto per tre compiti principali:
• Ricezione di campioni per la catena di custodia dall’approvvigionamento sul campo;
• Accesso e conservazione dei campioni presso i laboratori NI Water;
• Risultati e rapporti alle agenzie di gestione e di regolamentazione.

Oggi, i campioni vengono registrati in un archivio centrale che include il seguenti passaggi: ricevuta del campione, login, codici a barre e trasferimento ai laboratori. Gareth Maxwell spiega: “Abbiamo strutture di accoglienza per campioni in entrambi i siti. Abbiamo un processo a due scansioni; la prima scansione identifica che la bottiglia è stata ricevuta e la seconda scansione identifica che la bottiglia si trova nel laboratorio corretto per l’analisi. “

Ulteriori esigenze idriche e industriali
NI Per molti anni, le società di servizi idrici britannici coinvolti nel campionamento dell’acqua e delle acque reflue hanno identificato la necessità di una soluzione per automatizzare gli attuali processi manuali / cartacei nel campo che si integrassero anche con LIMS. Le società idriche devono raccogliere i loro campioni d’acqua in un ambiente strettamente regolamentato. I piani di campionamento sono tenuti in LIMS (essendo stati concordati e impostati in anticipo per soddisfare i requisiti normativi) e questi piani vengono utilizzati per generare una corsa di raccolta per ciascun campionatore. La corsa di raccolta definisce da dove devono essere prelevati i campioni, quali flaconi di campioni devono essere raccolti e quali test in loco devono essere eseguiti. I dettagli di quanto svolto sul campo devono poi essere inseriti nel LIMS. Era necessaria una soluzione che automatizzasse quest’ultimo passaggio, ma non rendesse più difficile o oneroso il lavoro dei campionatori; l’obiettivo era rendere più efficiente il processo di campionamento sul campo e migliorare la sperimentazione di audit. Le discussioni in varie riunioni degli utenti hanno rivelato che i PDA rinforzati (assistente digitale personale) potrebbero essere una soluzione ideale in quanto sono tipicamente piccoli, facili da usare e hanno una serie di tecnologie utili integrate, come GPS, GPRS, lettori di codici a barre, Wi-Fi e Bluetooth.

Requisiti di NI Water
NI Water esegue test per la qualità dell’acqua, le acque reflue, gli effluenti commerciali e il campionamento ad hoc e preleva circa 150.000 campioni all’anno, tutti elaborati manualmente. I servizi di acque reflue di NI Water sono forniti ai clienti che sono collegati alla rete fognaria e a coloro che hanno una fossa settica o altri lavori di trattamento domestico. NI Water mira a fornire un servizio affidabile ed efficiente per la raccolta, il trattamento e lo smaltimento delle acque reflue, e per garantire che eventuali problemi che si verificano con la rete fognaria pubblica siano affrontati in modo efficiente e senza inutili ritardi.
NI Water dispone di laboratori accreditati e campionamenti accreditati e è soggetto a vari audit. Il suo audit interno ha rilevato che, sebbene l’azienda abbia una buona traccia di audit dal momento in cui i campioni entrano nel laboratorio, non aveva una vera traccia di audit per i campioni prima che entrassero nel laboratorio se non le registrazioni cartacee e verbali. NI Water si rese conto che aveva bisogno di adottare un sistema automatizzato per migliorare gli audit trail esistenti e massimizzare l’efficienza nei loro flussi di lavoro e migliorare l’accuratezza della raccolta dei campioni. Era necessaria una soluzione integrata per lavorare in tandem con il LIMS che generasse prontamente dati in un formato accettabile per supportare le funzioni di indagine interna e di reporting, nonché i requisiti di reporting e audit normativi esterni.

La soluzione – Integrare i test sul campo con il LIMS
NI Water ha deciso di incorporare PDA palmari per migliorare l’efficienza della gestione dei campioni e della raccolta dei dati per consentire il trasferimento diretto dei dati tra un sistema di informazioni tipografiche e il database del software SampleManager LIMS. I fattori trainanti del progetto sono stati la conformità alle normative sulla qualità dell’acqua e delle acque reflue e una maggiore efficienza aziendale per NI Water in generale. NI Water, come molte società di servizi idrici, non si occupa delle spese generali del personale per raccogliere campioni di audit, ma piuttosto subappalta questo compito a una società partner. L’obiettivo dichiarato dell’azienda, in alleanza con gli obiettivi di NI Water, era in primo luogo quello di mettere in atto un mezzo per fornire una migliore traccia di controllo per il suo processo di raccolta dei campioni sul campo. L’intento iniziale era quello di garantire che ci fosse un record per ogni dettaglio riguardante i campioni. Il suo secondo obiettivo era rendere il processo di accesso del campione più veloce e accurato.

Prima di adottare una soluzione PDA in tandem con il software SampleManager LIMS, le informazioni registrate manualmente sul campo dovevano essere inserite nel LIMS. I gestori della reception dovevano modificare le date e gli orari per i campioni preregistrati, inserire i risultati dei test in loco, cambiare indirizzo e codice postale del luogo in cui è stato prelevato il campione e indicare se si tratta di un indirizzo commerciale registrato. Questo processo manuale era estremamente dispendioso in termini di tempo e NI Water ha identificato che il processo doveva essere automatizzato.

Durante la selezione della soluzione, NI Water si è consultata sia con Thermo Fisher che con CSols, che in precedenza avevano fornito un’acquisizione diretta dei dati per l’ICP di NI Water e altri strumenti di laboratorio utilizzando CSols Links per LIMS. NI Water necessitava di una metodologia e di un software che soddisfacessero i loro requisiti per migliorare la traccia di controllo esistente dal momento in cui un campione viene raccolto da un rubinetto del cliente o da una risorsa fissa (punto di raccolta) di NI Water.

La soluzione includeva l’uso di PDA rinforzati per fornire un audit trail avanzato per il campionamento subappaltato di NI Water. Inizialmente, quattro PDA Gotive H42 Remote Sampler sono stati acquistati come parte del programma pilota, con un PC hub installato in ogni laboratorio. Il server del software LIMS SampleManager fornisce i dati della corsa di raccolta ai PC Hub per programmare i dispositivi e riceve anche le informazioni sulla corsa dai PC Hub per aggiornare il database LIMS. Tutti i test sul campo e il campionamento della qualità dell’acqua vengono ora eseguiti utilizzando i PDA Remote Sampler, che includono la funzionalità GPS per fornire una posizione precisa del campione e scanner di codici a barre per scansionare le etichette sui contenitori di campionamento mentre il campione viene raccolto per fornire un’ulteriore prova della posizione. I campionatori remoti forniscono quindi le loro informazioni sui campioni al LIMS, attualmente tramite una connessione USB diretta ma che presto verranno estese attraverso il firewall sicuro di NI Water, alimentando continuamente i dati dalle raccolte sul campo al LIMS. Il LIMS in cambio trasmette la raccolta ei dati del flusso di lavoro ai campionatori remoti in modo che il personale sul campo sia continuamente aggiornato sulle priorità, sui luoghi di raccolta dei campioni e sui test specifici richiesti.

L’integrazione del software LIMS Remote Sampler e SampleManager illustra le ampie opportunità di partnership inerenti a qualsiasi collaborazione rapporto con Thermo Fisher Scientific. La partnership di lunga data di Thermo Fisher con CSols ha consentito di fornire questa soluzione a NI Water, una soluzione che ora funge da modello per altre agenzie idriche o società di servizi pubblici in tutto il mondo. E la configurabilità del software SampleManager LIMS, che consente la personalizzazione del flusso di lavoro in qualsiasi contesto industriale, così come la sua capacità di essere facilmente integrato con qualsiasi tipo di strumentazione di laboratorio o sistema ERP, ha ulteriormente consentito la realizzazione di questa nuova soluzione Remote Sampler. I vantaggi finali appartengono a NI Water e ad altre società in prima linea nel risolvere le pressanti sfide del settore.

Vantaggi
L’integrazione di un sistema di test sul campo con campionatore remoto con un LIMS di livello aziendale ha fornito una trasparenza essenziale tra i dati raccolti sul campo e i rapporti di gestione generati dal LIMS. L’automazione della raccolta dei campioni front-end e dei report back-end ha eliminato gli errori di trascrizione manuale e, a causa della velocità nella ricezione dei campioni alla ricezione, si è ottenuto un notevole risparmio di tempo e la qualità dei campioni e dei report di NI Water è migliorata. “Abbiamo introdotto sul campo il campionatore remoto per tutti i nostri campionatori della qualità dell’acqua. L’uso di Remote Sampler ci consente di garantire che tutti i campioni prelevati sul campo siano accuratamente registrati, prelevati dove si afferma che siano e immessi nel LIMS alla fonte. Ciò consente di risparmiare tempo e facilita la gestione dei dati. “

Per NI Water, l’intero processo di campionamento è stato migliorato. Se un campionatore non può accedere a un particolare indirizzo, si sposta su un altro indirizzo, preleva un campione e scansiona il campione al tocco del cliente. L’ora e la data della scansione, la posizione GPS e il cambio di indirizzo vengono registrati e il campionatore è in grado di confermare sul campo che il nuovo indirizzo è ancora all’interno della corretta zona di qualità dell’acqua. In precedenza, queste informazioni venivano registrate manualmente e inserite nel LIMS alla reception. Ora, il PDA è ancorato alla reception e le bottiglie vengono scansionate per dimostrare la posizione corretta per l’analisi. Alla ricezione del campione, il tempo che intercorre tra l’arrivo del campione e l’inizio dell’analisi viene aumentato. Il nuovo sistema consente di risparmiare la ricezione del campione d’acqua in più di due ore al giorno. Una volta implementato il sistema per il commercio, i rifiuti e il campionamento ad hoc, NI Water stima che risparmierà più di tre ore al giorno, il che si tradurrà in un significativo risparmio sui costi per NI Water.

Sebbene il risparmio di tempo sia un vantaggio cruciale, NI Water ha anche realizzato un miglioramento dell’integrità dei campioni in due aree geografiche, nonché un miglioramento dell’accuratezza dei dati risultanti da quei campioni raccolti in remoto. Remote Sampler consente a NI Water di dimostrare esattamente dove ogni campione di audit è stato effettivamente raccolto, prevenendo la raccolta di campioni da posizioni errate e il successivo ricampionamento quando ciò si verifica. Il GPS garantisce che i campioni di prelievo dei clienti vengano raccolti nella zona di approvvigionamento corretta mentre il nuovo indirizzo viene confrontato con un database di bordo. Il sistema consente inoltre al gestore dei campioni di NI Water di spostare i carichi di lavoro tra i raccoglitori di campioni come richiesto, e anche di aggiungere campioni extra ad hoc, ad esempio, aggiungendo campioni a raffica a una corsa esistente, ecc.

L’uso dei PDA consente anche al personale di campionamento di trasferirsi a corse diverse per soddisfare le esigenze aziendali di NI Water poiché questi campionatori non richiederanno più la formazione sulle posizioni dei siti poiché il software GPS di bordo fornisce loro indicazioni dettagliate per raggiungere il punto di campionamento. I PDA a campionatore remoto consentono un trasferimento più rapido e accurato delle informazioni al LIMS, consentendo agli analisti di iniziare la loro analisi più rapidamente, migliorando ulteriormente la qualità dell’analisi dell’acqua di NI Water e generando un’opinione pubblica favorevole nei confronti dell’agenzia.

Vantaggi aziendali
NI Water deve essere in grado di produrre rapporti di gestione che convalidino che il campione A è stato prelevato nel sito B con un timbro di data e ora. Questi rapporti includono anche dettagli che non vengono inseriti nel LIMS, come la pulizia di ogni rubinetto. I PDA del campionatore remoto consentono ai campionatori di acquisire informazioni più qualitative e fornire rapporti più completi dei rapporti che si basano sui soli dati.

In futuro, i campionatori a contratto di NI Water saranno in grado di riferire sull’accettabilità dei punti di campionamento e sulla sicurezza dei siti di campionamento. Queste informazioni possono quindi essere aggiunte al rapporto di gestione per azioni correttive, se necessario. Il GPS identifica la posizione dell’estrazione e il sito dei campioni sottoposti a scansione e fornisce la prova che i campionatori stanno utilizzando il punto di campionamento corretto, migliorando notevolmente la capacità di NI Water di fornire una solida documentazione per gli audit normativi o le richieste di routine.

Gareth spiega: “Con il software SampleManager LIMS in luogo e il nostro investimento nel campionamento remoto con LIMS, NI Water sta definendo il punto di riferimento nel futuro dei test dell’acqua in Europa. Questa soluzione pone NI Water all’avanguardia nell’estrarre vantaggi reali dal nostro programma di test di qualità. NI Water avrà attualmente audit di campionamento migliori rispetto alla maggior parte delle altre aziende idriche del Regno Unito “.

Futuro
L’uso del GPS sui PDA in futuro faciliterà la pianificazione automatica del percorso per massimizzare l’efficienza della corsa campione. Poiché il GPS avrà tutti i punti di campionamento di audit programmati su di esso, consentirà anche a un campionatore di un’altra area di coprire un’area con cui non hanno familiarità. Ciò avrà un impatto positivo diretto sul flusso di lavoro e sulla pianificazione del personale. Una pianificazione del percorso più efficiente dovrebbe significare che i campioni arrivino al laboratorio prima, in condizioni migliori, migliorando così la qualità del test.

Attualmente, i dati vengono registrati sul campo su un PDA. I campioni vengono quindi prelevati in una delle due posizioni, insieme al PDA, dove vengono ricevuti i flaconi dei campioni ei dati vengono caricati nel LIMS direttamente collegando il dispositivo all’Hub PC. In futuro, NI Water spera di integrare la banda larga mobile all’interno dei PDA tramite una scheda SIM dati nel dispositivo, invece di agganciare il dispositivo in laboratorio. Ciò consentirà ai campionatori di inviare i dati al LIMS dal campo, quindi quando il campione arriva in laboratorio le informazioni sono già state ricevute.

Conclusione
Con una logica sia normativa che orientata all’efficienza, NI Water ha dotato i suoi laboratori delle tecnologie e delle infrastrutture che le consentono di fornire un supporto coerente per garantire la qualità della sua acqua potabile. Per fornire un servizio coerente e affidabile dimostrando la conformità alle normative, NI Water ha standardizzato il software SampleManager LIMS nei suoi laboratori. Il principale vantaggio realizzato in NI Water dall’installazione del software SampleManager LIMS è una maggiore efficienza operativa, fornendo a NI Water un sistema completo di registrazione, gestione e reportistica dei campioni, automatizzando il flusso di lavoro e integrandosi con altri strumenti e sistemi di laboratorio in atto presso NI Water.

Con l’integrazione del CSols Remote Sampler con il software SampleManager LIMS, i dati vengono inseriti una sola volta tramite Remote Sampler e caricati nel LIMS alla ricezione. Questa integrazione di un LIMS di livello aziendale con un PDA remoto per test sul campo ha migliorato l’efficienza e la sicurezza dell’immissione dei dati e ha notevolmente migliorato l’identificazione e il tracciamento dei campioni in tutti i laboratori NI Water e nei punti di raccolta sul campo. Poiché tutti i campioni sono ora registrati su un unico database elettronico, la soluzione integrata ha fornito a NI Water un mezzo per recuperare e riportare i dati in un modo che non sarebbe mai stato possibile in precedenza.

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