Shell Scotford supera la cultura della personalizzazione con il software SampleManager LIMS nel cloud!

Oltre 20 anni fa, Shell ha scelto il software Thermo Scientific ™ SampleManager LIMS ™ per gestire i dati e le operazioni di laboratorio. A detta di tutti, questa distribuzione è stata un successo e un esempio da manuale di come un sistema di gestione delle informazioni di laboratorio (LIMS) può semplificare le operazioni di laboratorio e automatizzare la trasmissione di dati di qualità al sistema ERP (Enterprise Resource Planning) per il rilascio del prodotto finale. Come la maggior parte delle implementazioni di LIMS alla fine degli anni ’90, Shell ha personalizzato quasi ogni aspetto del software per soddisfare le proprie esigenze aziendali specifiche. Vent’anni dopo, l’eredità di flettere il LIMS per soddisfare i requisiti di ogni singolo laboratorio dell’azienda li aveva raggiunti. Gli utenti erano felici, poiché avevano un LIMS che supportava il flusso di lavoro unico dei loro siti. Il problema riguardava la supportabilità e l’aggiornamento. Shell IT supportava più di 20 distinte implementazioni LIMS. Aggiornamenti omogenei erano sempre più difficili da completare da una versione all’altra. L’acquisizione, la configurazione e la manutenzione dell’hardware per ciascuna implementazione LIMS era impegnativa. Le tempistiche del progetto stavano crescendo, così come i costi del progetto.

Queste sfide hanno portato Shell a dare una nuova occhiata alle ultime funzionalità LIMS e infrastrutturali. Dalla sua implementazione iniziale, il software LIMS SampleManager ha subito miglioramenti significativi che hanno consentito ai laboratori di configurare il LIMS per soddisfare le loro esigenze invece di richiedere la personalizzazione. Allo stesso tempo, Shell ha riconosciuto che la tecnologia cloud potrebbe semplificare drasticamente l’implementazione del LIMS e gli aggiornamenti futuri. Shell ha stabilito che invece di aggiornare il suo sistema esistente, era tempo di ripensare alla sua implementazione LIMS e trasformare la sua infrastruttura di Laboratory IT.

Shell

Il gruppo Shell è un gruppo globale di società energetiche e petrolchimiche che mira a soddisfare la crescente esigenza mondiale di soluzioni energetiche più pulite e in modi che siano economicamente, ambientalmente e socialmente responsabili.

Il complesso Shell Scotford, consiste in un ammodernatore di bitume, una raffineria di petrolio, un impianto chimico e un impianto di cattura e stoccaggio del carbonio (CCS). È uno dei siti di lavorazione degli idrocarburi più efficienti, moderni e integrati del Nord America, che converte il bitume delle sabbie bituminose in prodotti finiti e commerciabili.

Shell Scotford ha aperto nel 1984 con la raffineria e l’impianto chimico Shell Scotford. Lo Scotford Upgrader gestito da Shell è stato ampliato nel 2011 e la struttura Quest CCS gestita da Shell è stata aggiunta nel 2015.

Shell Scotford impiega circa 1.300 persone. Inoltre, gli appaltatori forniscono supporto sia per le operazioni di routine che per le principali attività di manutenzione. Il numero di appaltatori in cantiere in un dato momento varia a seconda del tipo di lavoro in corso.

Superare una cultura della personalizzazione

Le sfide di Shell non si sono limitate alla sua implementazione LIMS. Come molti clienti aziendali, Shell soffriva di una cultura della personalizzazione. Con 21 anni di esperienza alla guida di progetti IT presso Shell, il Global Program Manager Subra (Bala) Balakrishnan aveva un’ottima prospettiva sulla cultura aziendale quando si tratta di IT. “Ogni prodotto, mercato e contesto normativo regionale è diverso. Ovunque andiamo, modifichiamo i nostri sistemi per soddisfare i requisiti locali. I nostri siti se lo aspettavano. ” Questo approccio ha creato un ciclo continuo di progetti IT per le applicazioni aziendali di Shell, incluso il LIMS. Ogni singolo sito nell’azienda Shell è diventato il proprio progetto, con risorse bloccate per mesi che esaminano le modifiche al codice principale e il codice personalizzato, capendo come il codice sarebbe stato aggiornato per funzionare con l’ultima versione e come sarebbe stato ottimizzato per soddisfare i flussi di lavoro in evoluzione .

A complicare ulteriormente le cose è stato il cambiamento demografico della forza lavoro e la perdita di memoria istituzionale. Dopo 20 anni, molti dei creatori del codice personalizzato ricoprivano nuovi ruoli. Senza questi storici residenti, Shell ha dovuto superare significative lacune di conoscenza per portare avanti questi progetti.

Il team di leadership IT di Shell sapeva che la cultura della personalizzazione non era più sostenibile. Quando è arrivato il momento di eseguire l’aggiornamento all’ultima versione del software LIMS SampleManager, Shell ha deciso di adottare un nuovo approccio.

Impatto sul cloud

Alla ricerca di un costo totale di proprietà ridotto e allo stesso tempo di una piattaforma a prova di futuro, Shell ha lanciato un’infrastruttura basata su cloud per la sua nuova implementazione del software SampleManager LIMS. Invece di utilizzare il data center Shell, Shell ha scelto un cloud privato di Amazon Web Services (AWS) per ospitare il suo LIMS. “Avevamo alcune persone in Shell IT che, per un’abbondanza di cautela, esitavano ad andare con la nuvola”, ha ricordato Bala. “Ma, dopo che i primi siti sono stati aperti, si sono resi conto che questa era la strada da percorrere”.

Per Shell, i vantaggi dell’infrastruttura cloud sono stati immediati. “Il software LIMS SampleManager funziona

alla grande con questa configurazione. Le prestazioni sono state le stesse o addirittura migliori dei server del data center. ” L’infrastruttura cloud ha anche contribuito a semplificare il processo di aggiornamento di Shell. Shell può supportare una nuova istanza in un paio d’ore, invece di aspettare sei settimane affinché un server sia pronto per un aggiornamento. Una volta che l’istanza cloud è pronta, Shell passa al team dei servizi professionali di Thermo Fisher LIMS per configurare il sistema. Il passaggio al cloud ha ridotto immediatamente di sei settimane la tempistica del progetto di implementazione, pur mantenendo un elevato livello di sicurezza con il cloud privato.

Un altro vantaggio per Shell è stato il processo di ripristino di emergenza semplificato. Prima dell’implementazione del cloud, Shell ha dovuto affrontare un servizio di ripristino di emergenza inefficiente nel proprio data center. Il processo richiedeva a Shell IT di sollevare un incidente quando un database o un’applicazione non funzionava. Una volta valutata la gravità, il team avrebbe creato un altro ambiente e avrebbe spostato lo stack dell’applicazione e l’ultima immagine del database. Shell eserciterà annualmente l’esercitazione di ripristino di emergenza in ciascuna sede, impiegando dalle 12 alle 14 ore per ciascuna esercitazione. Le esercitazioni sul ripristino di emergenza costano alla Shell dai 15 ai 20 giorni di produttività all’anno.

Con il modello cloud, Shell non si abbona più a un servizio di ripristino di emergenza. Shell ha selezionato una sottoscrizione multizona per il database LIMS, che è un’opzione standard nel catalogo AWS. Se una zona si interrompe, AWS passa automaticamente all’altra zona. I server delle applicazioni sono anche server virtuali, consentendo un rapido passaggio durante le interruzioni per la manutenzione ordinaria. Il modello cloud è anche più scalabile, dando a Shell la possibilità di aggiungere rapidamente CPU, RAM e spazio di archiviazione quando necessario. “Con il cloud AWS, l’infrastruttura non è più un orso per noi”, ha concluso Bala. “Non dobbiamo aspettare nulla dal punto di vista dell’infrastruttura. È solo lì. Sostengo con tutto il cuore il passaggio al cloud “.

Thinking inside the box

Riconoscendo l’elevato costo della personalizzazione, la leadership IT di Shell ha iniziato a cercare opportunità per lavorare di più all’interno della scatola. La leadership IT di Shell ha sfidato i propri obiettivi di progetto ad abbandonare il modello di personalizzazione, utilizzando invece software standard configurato per soddisfare i requisiti aziendali. Per Bala, questo editto significava lavorare a stretto contatto con Thermo Fisher Scientific e i responsabili del sito Shell per configurare un LIMS che potesse soddisfare i requisiti del sito in modo standardizzato.

L’obiettivo era creare una piattaforma software LIMS SampleManager comune che potesse essere impacchettata e consegnata a più siti, senza modifiche al codice del prodotto principale. Una piattaforma comune faciliterebbe la manutenibilità e abbasserebbe il costo totale di proprietà. Gli aggiornamenti sarebbero più facili e completati più rapidamente, consentendo a Shell di rimanere sulle versioni software correnti.

Nel 2016, Shell ha lanciato un progetto pilota LIMS presso Fredericia. Per il pilota, il team ha eseguito un’implementazione LIMS pulita. Il team dei servizi professionali LIMS di Thermo Fisher ha collaborato con il team del progetto Shell per sostituire tutta la codifica personalizzata delle precedenti implementazioni con i nuovi flussi di lavoro del software SampleManager LIMS.

I flussi di lavoro possono eseguire azioni in un formato albero decisionale I flussi di lavoro possono eseguire azioni utilizzando un formato albero decisionale. Ad esempio, i flussi di lavoro possono essere configurati per un dosaggio in cui i passaggi successivi sono determinati dal fatto che i risultati siano falliti o superati. I flussi di lavoro possono inviare messaggi di posta elettronica a un gruppo di stakeholder con i risultati, creare un nuovo test in caso di errore, richiedere a un analista di inserire informazioni e altro ancora.

In Shell, i flussi di lavoro controllano l’intero processo di test, inclusa la raccolta e la ricezione dei campioni, l’esecuzione dei test, l’immissione dei risultati, la verifica e l’autorizzazione dei risultati, la segnalazione delle eccezioni e l’emissione di un certificato di analisi. Shell utilizza anche flussi di lavoro per semplificare la registrazione di campioni e apparecchiature. Ad esempio, gli operatori di raffineria che accedono alle intestazioni di miscela vedono solo le pianificazioni dei test correlate a un’intestazione di miscela. Gli altri utenti che accedono manualmente ai campioni vedono solo i punti campione disponibili per l’unità selezionata. Questi flussi di lavoro rendono il processo più semplice ed efficiente per gli utenti e aiutano a ridurre la possibilità di errore.

L’intero ambiente Fredericia è stato ricostruito utilizzando il software LIMS SampleManager standard configurato per soddisfare i requisiti del sito. “I flussi di lavoro ci hanno consentito di rimanere fedeli al prodotto principale, utilizzando le opzioni di configurazione per soddisfare le esigenze del sito fornendo un sistema comune che potremmo condividere tra i nostri siti globali”, ha riconosciuto Bala.

A Scotford

Con il progetto pilota completato, Shell era pronta per testare la nuova distribuzione del software SampleManager LIMS negli altri suoi siti. Shell ha scelto i suoi siti di Jurong Island, Deer Park e Scotford come terreno di prova per questo nuovo approccio. Bala ha guidato lo sforzo del team del progetto Scotford per combinare due sistemi separati (uno per la raffineria e l’upgrader e un altro per il laboratorio di prodotti chimici). Il team comprendeva Robert Charron, punto focale del sito per la raffineria e l’upgrader, e Agnieszka (Nish) Lis, responsabile del team del laboratorio chimico. Il team del progetto ha collaborato con il team dei servizi professionali LIMS di Thermo Fisher per implementare il nuovo pacchetto software e identificare le opportunità per configurare la piattaforma per soddisfare i requisiti del sito combinato.

Un’area in cui Shell poteva sostituire immediatamente le personalizzazioni con la configurazione era la pianificazione del campione. I laboratori di Shell di Scotford supportano la produzione con misurazioni oggettive della qualità. La domanda per questo tipo di test è prevedibile: i campioni vengono prelevati da serbatoi specifici a intervalli specifici. Prima dell’aggiornamento, Shell Scotford dipendeva da una soluzione di pianificazione altamente personalizzata per completare questo test. Con il 70-80% dei test di Shell guidati da questa soluzione, il rischio aziendale era elevato. Shell Scotford richiedeva un approccio più standardizzato. Lavorando con il team di servizi professionali LIMS di Thermo Fisher, Shell ha sostituito una serie complessa di modelli e personalizzazioni con la configurazione e i flussi di lavoro dello scheduler del software LIMS SampleManager.

Nelle industrie di processo, lo scheduler garantisce il rispetto dei piani di campionamento. Il software di pianificazione ha aiutato Shell a semplificare la pianificazione rispettando i flussi di lavoro di accesso richiesti. Con una soluzione standardizzata, Shell Scotford è ora più fiduciosa nella sua capacità di soddisfare questi test mission-critical.

Insieme ai miglioramenti della pianificazione, Shell ha anche beneficiato della funzionalità del certificato di analisi disponibile nel software LIMS SampleManager. I risultati dei test di qualità vengono registrati in un certificato di analisi, necessario per la spedizione del prodotto. La creazione del certificato di analisi è fondamentale per Shell. “Se non siamo in grado di produrre un certificato di qualità, non possiamo spostare il prodotto”, ha detto Bala. “Eventuali ritardi o errori di esecuzione costano all’azienda.” Utilizzando la funzionalità del certificato di analisi, Shell ha creato modelli di certificato, definendo i dati esatti da includere nel certificato per ciascun prodotto. Le funzionalità integrate di controllo dei limiti aiutano gli operatori a verificare i risultati rispetto a standard definiti. La funzionalità dei flussi di lavoro aiuta Shell ad automatizzare la generazione e la distribuzione dei certificati.

Con le firme elettroniche, gli utenti non devono più firmare manualmente i propri certificati. Un’altra area in cui Shell Scotford potrebbe semplificare erano i rapporti. Prima dell’aggiornamento, Shell si basava su rapporti su ordinazione scritti in linguaggio di scripting VGL o utilizzando Appeon InfoMaker®. Ora, tutti i requisiti di reporting vengono gestiti con il designer di report standard. Nell’ambito del progetto di aggiornamento, Shell Scotford ha collaborato con il team di servizi professionali LIMS di Thermo Fisher per formare gli utenti e gli amministratori del sito per creare rapporti. “Il progettista di report e il progettista di moduli sono creati utilizzando prodotti Microsoft®Windows® standard, quindi sono molto familiari e simili ad altri software che utilizzo”, ha affermato Rob. Utilizzando il report designer, Rob è stato in grado di creare un report che tiene traccia delle date di scadenza dei cilindri Upgrader. Il software SampleManager LIMS registra automaticamente le bombole e genera un rapporto con codice colore che mostra quali bombole si stanno avvicinando alla scadenza. Prima dell’aggiornamento, Rob aveva bisogno di interrogare manualmente i dati e utilizzare un foglio di calcolo Microsoft® Excel® e tabelle pivot per generare queste informazioni.

Fornendo agli amministratori LIMS gli strumenti e la formazione per creare questi rapporti, Shell Scotford ha ridotto il carico sull’IT aziendale per gestire questo lavoro. “Il vantaggio più grande è che costruiamo noi stessi i rapporti, invece di aspettare settimane o mesi per una modifica del rapporto”, ha affermato Rob. “Quando il governo modifica le normative e dobbiamo aggiornare le informazioni del piè di pagina o dell’intestazione in un rapporto, possiamo apportare tali modifiche rapidamente e conformarci”.

Nish ha aggiunto che le nuove funzioni amministrative nel sistema consentono agli amministratori di identificare e risolvere più facilmente i problemi in entrambi.

Le chiavi del successo

Guardando indietro al progetto Shell Scotford LIMS, Bala ha considerato il team di servizi professionali Thermo Fisher LIMS l’ingrediente chiave del successo del progetto. Il team ha trascorso del tempo nei siti di Scotford, Fredericia, Jurong Island e Deer Park non solo per costruire relazioni, ma per apprendere i requisiti aziendali. “Questi ragazzi sono entrati ed erano studi veloci. Hanno subito capito cosa stavano dicendo il cliente e l’utente del laboratorio “.

Per Shell, il valore più grande era la capacità del team di servizi di mappare i requisiti alle opzioni di configurazione nel software LIMS SampleManager standard. Il team dei servizi professionali ha aiutato il sito di Scotford a decifrare anni di codifica personalizzata e configurare i flussi di lavoro per sostituire il suo lavoro personalizzato. “Abbiamo due laboratori a Scotford con serie molto diverse di requisiti e flussi di lavoro”, ha affermato Nish. “Il team dei servizi ci ha aiutato a soddisfare questi requisiti utilizzando un prodotto standard, quindi entrambi i laboratori sono soddisfatti e il mio lavoro di amministratore è più semplice.”

Un futuro sostenibile

Dopo il lancio di successo del software SampleManager LIMS a Scotford, Shell prevede che un lancio globale darà i suoi frutti.

Shell IT è fiduciosa di poter ridurre drasticamente il costo degli aggiornamenti futuri e ridurre il costo totale di proprietà, completando i futuri progetti di aggiornamento LIMS in settimane invece che in mesi. Rimanere sull’ultima versione supportata del software significa che l’aiuto è sempre a portata di telefono.

Il nuovo modello sta guadagnando slancio in Shell. “Abbiamo riscontrato un interesse molto elevato a livello aziendale che cerca di replicare questo modello”, ha condiviso Bala. “Questo approccio sta emergendo come il modo per andare avanti”.

Shell prevede di distribuire il nuovo modello a più siti in tutta l’azienda, pur continuando a spingere il valore della configurazione rispetto alla personalizzazione per altri progetti IT.

Le società in cui Royal Dutch Shell plc possiede direttamente o indirettamente investimenti sono entità separate. In questa pubblicazione le espressioni “Shell”, “Group” e “Shell Group” sono talvolta utilizzate per comodità laddove si faccia riferimento alle società del Gruppo in generale. Allo stesso modo le parole “noi”, “noi” e “nostro” sono utilizzate anche per riferirsi alle società del Gruppo in generale oa chi lavora per esse. Le espressioni vengono utilizzate anche laddove non vi sia alcuno scopo nell’identificazione di società specifiche